Ratgeber
ZUGFeRD-PDF öffnen und die XML auslesen
Stand: 19. September 2026
In einer ZUGFeRD-Rechnung steckt eine unsichtbare XML-Datei. So holst du sie heraus, liest sie im Klartext und weißt, was gilt, wenn PDF und XML nicht übereinstimmen.
Was in einem ZUGFeRD-PDF steckt
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jede andere PDF-Rechnung. Der Unterschied ist unsichtbar: In der PDF-Datei hängt eine zweite Datei, eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Das PDF ist für Menschen gedacht, die XML für Buchhaltungsprogramme. Technisch ist das PDF ein PDF/A-3, eine Archivfassung von PDF, die solche Anhänge ausdrücklich erlaubt.
Der Name der eingebetteten Datei verrät die Version:
| Dateiname im PDF | Format |
|---|---|
factur-x.xml | ZUGFeRD ab 2.1 und das inhaltsgleiche französische Factur-X |
zugferd-invoice.xml | ZUGFeRD 2.0 |
xrechnung.xml | eine XRechnung, eingebettet in ein ZUGFeRD-PDF |
ZUGFeRD-invoice.xml | ZUGFeRD 1.0 – veraltet, gilt nicht mehr als E-Rechnung |
So öffnest du es hier
- Zieh das PDF in das Feld auf der Startseite oder wähle es über „Datei auswählen“ aus.
- Der Leser sucht im PDF nach der eingebetteten Rechnung und holt die XML heraus. Das PDF selbst wird dabei nicht angezeigt – gebraucht wird nur sein Anhang.
- Du siehst die Rechnung aufbereitet: Absender, Empfänger, Positionen, Steuer, Summen, Bankverbindung. Über „XML speichern“ legst du die XML-Datei einzeln ab, etwa für die Buchhaltung.
Enthält das PDF keine XML, sagt der Leser das. Dann ist es eine gewöhnliche PDF-Rechnung und keine E-Rechnung.
Die XML ohne Werkzeug herausholen
Gängige PDF-Programme zeigen Anhänge an, wenn man weiß, wo. Im Adobe Acrobat Reader öffnet das Büroklammer-Symbol in der Seitenleiste die Liste der Anlagen; per Rechtsklick lässt sich die XML speichern. Auch der PDF-Betrachter von Firefox zeigt Anlagen in seiner Seitenleiste. Was du dann in der Hand hast, ist allerdings wieder die rohe XML-Datei – lesbar wird sie erst mit einem Leser.
Was gilt, wenn PDF und XML nicht übereinstimmen?
Das PDF und die XML werden vom Programm des Rechnungsstellers getrennt erzeugt. Im Normalfall stimmen sie überein, garantiert ist das nicht. Nach Auffassung der Finanzverwaltung haben bei solchen hybriden Formaten die Angaben der XML Vorrang. Maßgeblich für Buchhaltung und Vorsteuerabzug ist also, was in der XML steht – nicht, was das PDF zeigt.
Genau deshalb zeigt dieser Leser die XML und nicht das PDF-Bild. Fällt dir ein Unterschied auf, etwa ein anderer Betrag oder eine andere Bankverbindung, frag beim Rechnungssteller nach, bevor du bezahlst.
Nicht jedes ZUGFeRD-PDF ist eine E-Rechnung
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, also Ausbaustufen mit mehr oder weniger Inhalt. Zwei davon reichen in Deutschland nicht aus:
- MINIMUM und BASIC WL enthalten keine einzelnen Positionen. Sie sind als Buchungshilfe gedacht; die vollständige Rechnung ist bei ihnen das PDF. Als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten sie nicht.
- BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind E-Rechnungen.
Der Leser nennt das Profil jeder geöffneten Rechnung und weist auf MINIMUM und BASIC WL ausdrücklich hin.
Quellen
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie die Dinge liegen. Er ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums in ihrer jeweils aktuellen Fassung.