Ratgeber

E-Rechnung archivieren: Die XML ist das Original

Stand: 19. September 2026

Wer nur den Ausdruck ablegt, hat die Rechnung nicht archiviert. Was nach GoBD aufbewahrt werden muss, wie lange und in welcher Form.

Das Original ist die Datei

Bei einer Papierrechnung ist das Papier die Rechnung. Bei einer E-Rechnung ist es die Datei: die XML-Datei einer XRechnung oder das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung mit der XML darin. Wer eine E-Rechnung ausdruckt, abheftet und die Datei löscht, hat die Rechnung nicht aufbewahrt – sondern eine Kopie ohne Beweiskraft.

Das ist der häufigste Fehler beim Umstieg, und er fällt erst bei einer Betriebsprüfung auf. Deshalb steht auf jedem Ausdruck aus diesem Leser der Hinweis, dass die XML das Original bleibt.

Wie lange?

Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit 2025 müssen sie acht Jahre aufbewahrt werden (vorher zehn). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt beziehungsweise gebucht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 darf also frühestens Anfang 2035 gelöscht werden.

Wie?

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für elektronische Unterlagen (GoBD) verlangen im Kern vier Dinge:

Im Originalformat: die XML bzw. das ZUGFeRD-PDF so, wie es angekommen ist – nicht umgewandelt, nicht nur als Ausdruck oder Bild.
Unveränderbar: Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sein. Ein Ordner, in dem jeder jede Datei überschreiben kann, genügt dem nur mit ergänzenden Maßnahmen.
Maschinell auswertbar: Das Finanzamt darf die Daten elektronisch auswerten. Die XML muss deshalb lesbar erhalten bleiben.
Jederzeit auffindbar: geordnet, etwa nach Jahr und Lieferant, und für die gesamte Frist verfügbar – auch nach einem Wechsel des Rechners oder Programms.

Bei ZUGFeRD ist es am einfachsten, die ganze PDF-Datei aufzubewahren: Sie enthält die XML. Bei einer XRechnung ist die XML-Datei selbst das, was aufbewahrt wird. Eine zusätzlich erzeugte Ansicht als PDF schadet nicht, ersetzt die Datei aber nicht.

In der Praxis

E-Mail ist kein Archiv. Die Rechnung kommt oft als Anhang. Der Anhang gehört ins Archiv; das Postfach allein ist über acht Jahre kaum verlässlich.
Buchhaltungsprogramm oder Dokumentenablage: Viele Programme archivieren E-Rechnungen revisionssicher mit. Dann genügt es, die Datei dort hochzuladen.
Verfahrensdokumentation: Wer selbst ablegt, sollte kurz aufschreiben, wie: wo die Dateien liegen, wer darauf zugreift, wie gesichert wird.
Sicherung: Eine Datei auf einem einzigen Rechner übersteht keinen Festplattenschaden. Mindestens eine zweite Kopie an anderem Ort gehört dazu.

Was der E-Rechnungsleser dabei tut – und was nicht

Der Leser zeigt Rechnungen an, druckt sie lesbar aus und holt bei ZUGFeRD die XML heraus. Er speichert nichts und archiviert nichts: Deine Datei verlässt dein Gerät nicht, und nach dem Schließen des Fensters ist sie aus dem Leser verschwunden. Aufbewahren musst du die Originaldatei selbst oder mit deinem Buchhaltungsprogramm.

Quellen

Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie die Dinge liegen. Er ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums in ihrer jeweils aktuellen Fassung.