Ratgeber
E-Rechnungspflicht 2027: wer ab wann muss
Stand: 19. September 2026
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 alle. Termine, Grenzen, Ausnahmen.
Die Termine auf einen Blick
Die Pflicht zur E-Rechnung kommt in Stufen. Sie betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Rechnungen an Privatleute sind nicht betroffen.
| Seit / ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Ausstellen dürfen alle noch Papierrechnungen und, wenn der Empfänger zustimmt, andere elektronische Rechnungen wie ein einfaches PDF. |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle Unternehmen. EDI-Verfahren sind nur noch zulässig, wenn sich die Daten in das Format der EN 16931 übertragen lassen. |
Stand September 2026 ist keine Verschiebung beschlossen. Das Handwerk hat im Sommer 2026 gefordert, die Pflicht für alle auf 2028 zu verschieben; ein Gesetzgebungsverfahren dazu gibt es nicht. Und selbst eine Verschiebung beträfe nur das Ausstellen – die Pflicht zum Empfang gilt seit 2025.
Empfangen: Das gilt schon heute für alle
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung annehmen können – auch Kleinunternehmer, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und Handwerksbetriebe mit drei Rechnungen im Monat. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Ablehnen darf man eine E-Rechnung nicht mit dem Hinweis, man hätte lieber Papier.
Empfangen heißt aber mehr als annehmen. Die Rechnung muss gelesen, geprüft, bezahlt und aufbewahrt werden – und eine XML-Datei zeigt beim Doppelklick nur Zeichensalat. Genau dafür gibt es den E-Rechnungsleser.
Ausstellen: Wer ab wann muss
Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also von 2026. Lag er über 800.000 €, müssen ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausgestellt werden. Lag er darunter, dürfen 2027 noch Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungen verschickt werden. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Ausnahmen
Keine E-Rechnung ausstellen müssen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise (§ 34 UStDV),
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG – empfangen müssen aber auch sie,
- Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
- Rechnungen an Privatleute (B2C).
In diesen Fällen darf eine E-Rechnung trotzdem verschickt werden – sie muss es nur nicht.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind das die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL). Ein PDF allein ist keine E-Rechnung, auch nicht, wenn es per E-Mail kommt. Den Unterschied der Formate erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.
Was jetzt zu tun ist
- Empfang klären: An welche E-Mail-Adresse sollen E-Rechnungen gehen? Diese Adresse den Lieferanten mitteilen.
- Lesen können: einen Leser oder ein Buchhaltungsprogramm griffbereit haben, das XRechnung und ZUGFeRD öffnet.
- Archivieren: die Dateien selbst aufbewahren, nicht nur den Ausdruck – siehe E-Rechnung archivieren.
- Ausstellen vorbereiten: Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz macht, braucht ab Januar 2027 ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt. Alle anderen spätestens ab 2028.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (mit den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025)
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG – Übergangsvorschriften (Abs. 38)
- Zentralverband des Deutschen Handwerks: Forderung nach Verschiebung
Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie die Dinge liegen. Er ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums in ihrer jeweils aktuellen Fassung.