Ratgeber
XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied
Stand: 19. September 2026
XRechnung ist reine XML, ZUGFeRD ein PDF mit XML im Inneren. Was die Formate unterscheidet, welche Profile als E-Rechnung gelten und was du als Empfänger beachten musst.
Der Unterschied in einem Satz
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bild. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem dieselbe Art von XML unsichtbar mitgeliefert wird. Beide beruhen auf derselben europäischen Norm, der EN 16931, und beide sind in Deutschland E-Rechnungen.
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | nur XML | PDF mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit einem Leser | ja, über das PDF – maßgeblich ist aber die XML |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats | FeRD, gemeinsam mit Frankreich (Factur-X) |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Typisch bei | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, zunehmend auch im B2B | Rechnungen zwischen Unternehmen |
| Besonderheiten | Leitweg-ID für Behörden | Profile von MINIMUM bis EXTENDED |
XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt ihn; neue Fassungen erscheinen etwa jährlich. Eine XRechnung kann in zwei technischen Schreibweisen vorliegen, UBL und CII. Inhaltlich sind beide gleichwertig, und dieser Leser öffnet beide.
Rechnungen an Behörden tragen eine Leitweg-ID: eine Kennung, über die die Rechnung beim richtigen Empfänger innerhalb der Verwaltung ankommt. Zwischen Unternehmen steht an derselben Stelle meist eine Bestell- oder Kundennummer.
ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD verbindet beide Welten: Wer kein Buchhaltungsprogramm hat, liest das PDF; wer eines hat, liest die XML. Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Factur-X. ZUGFeRD kennt mehrere Profile:
- MINIMUM und BASIC WL – ohne Positionen, in Deutschland keine E-Rechnung
- BASIC – mit Positionen, das Nötigste
- EN 16931 (früher COMFORT) – genau der Umfang der europäischen Norm
- EXTENDED – darüber hinaus, etwa für Logistikkosten oder mehrere Lieferungen
- XRECHNUNG – eine XRechnung im ZUGFeRD-PDF
Was bedeutet das für dich als Empfänger?
Aussuchen kannst du dir das Format in der Regel nicht: Der Rechnungssteller wählt es, und jedes Format nach EN 16931 ist zulässig. Wer E-Rechnungen empfangen muss – und das sind seit 2025 alle Unternehmen –, sollte deshalb beide lesen können. Für die Aufbewahrung gilt bei beiden dasselbe: Das Original ist die Datei, nicht der Ausdruck (mehr dazu unter E-Rechnung archivieren).
Andere Formate sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und die Daten sich verlustfrei in das Format der EN 16931 übertragen lassen – etwa bei bestehenden EDI-Verfahren zwischen größeren Unternehmen.
Und Peppol?
Peppol ist in erster Linie ein Übertragungsnetz, über das E-Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden verschickt werden. Das Rechnungsformat darin, Peppol BIS Billing 3.0, ist eng mit der XRechnung verwandt und ebenfalls UBL. Auch solche Dateien öffnet dieser Leser.
Quellen
- KoSIT / xeinkauf.de: XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie die Dinge liegen. Er ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums in ihrer jeweils aktuellen Fassung.